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8 Técnicas para aumentar o foco e sua produtividade.

Ao longo desses últimos 12 anos trabalhando ao lado de médicos, profissionais da saúde e empreendedores, percebi que há um problema muito comum entre eles. O excesso de atividades! São sempre muito hiper-ativos intelectualmente. Muitas idéias, querem de fazer tudo! Atender paciente, estudar, escrever, dar plantão, montar consultório. Acabam fazendo tudo ao mesmo tempo e ficando sempre sem tempo pra fazer nada.


Seguem algumas dicas e técnicas que aprendi ao longo da vida e que me ajudam muito na minha produtividade e a levar uma vida mais equilibrada.


Priorizem negócios que dependam mais de vocês. Ficar protelando projetos por culpa do outro pode ser uma muleta.


Finalize os projetos mais curtos para que vc possa abrir espaço para outros projetos de médio e longo prazo.


Faça um Pareto nas suas fontes de receita. Pode ser que 80% das suas receitas estejam em apenas 20% dos seus esforços. Foco!!!


E agora abaixo algumas ferramentas que podem ajudá-los a dar foco nas suas ações, organizar sua empresa e projetos.


1. SMART


Vem do Acrônimo em Inglês ( Specific, Measure, Achievable, Relevant, Time-based | Específico, Mensurável, Atingível, Relevante, Prazo). É uma ferramenta para orientar o empreendedor a traçar metas pessoais e profissionais. Foi criada por Peter Druker. É considerada uma poderosa ferramenta para validar um OBJETIVO e auxiliar o seu planejamento de maneira eficiente.



2. Ciclo PDCA



Famoso em grandes empresas e projetos de Técnologia, é utilizado para melhoria contínua de processos e produtos. São quatro passos que numa forma circular gera uma engrenagem de constante Planejamento, Execução, checagem e ajuste para que seu produto serviço tenham melhorias constantes.

Começamos qualquer projeto pelo Planejamento. Já falamos aqui e você já deve estar ciente da importância de um bom planejamento para garantir o sucesso do sua empresa. Depois de Planejar, precisamos implementar um protótipo ou projeto piloto. Testar o produto. Checar se está tudo de acordo com o Planejado, fazer os Agir, fazendo os Ajustes. E o mais importante, continuar o Ciclo. Replanejar, Fazer, Checar, Agir, Replanejar...




3. Cinco S (5S)


A Estratégia utilizada pelo Japão no pós Guerra para se reorganizar acabou inspirando muitas empresas. São as palavras Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Traduzidas para nosso ambiente, fica como Senso de Utilização, Senso de Organização, Senso de Limpeza, Senso de Saúde e Senso de AutoDisciplina. Para área da saúde é muito funcional, principalmente para Clínicas e Hospitais. Tem grande importância no processo de gestão de mudança, implantação de programas de qualidade.


4. Matriz Urgente X Importante


Criada para definir tarefas que merecem mais atenção e as que devem ser tratadas posteriormente ou descartadas.




5. GTD (Getting Things Done)


É uma metodologia para otimizar sua produtividade. Foi criada por David Allen nos EUA. Traduzindo para “A arte de fazer acontecer”. Ele se baseia em 5 passos para fazerem seus projetos se realizarem. São 5 ações, Capturar, Esclarecer, Organizar, Refletir e Engajar.




6. 5W2H

Esse conjunto de Letras e Números representa na verdade um Check List de atividades especificas que precisamos desenvolver num projeto. São 7 perguntas em Inglês que quando respondidas de maneira coerente e robusta eliminam dúvidas e problemas que possam surgir ao longo do processo. What? Why? Where? When? Who? How? How Much?



7. Técnica Pomodoro



A Técnica Pomodoro é uma ferramenta para gerenciamento de tempo. Desenvolvido em 1980 por Francesco Cirillo. Consiste em dividir o tempo em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos. A Técnica chama-se Pomodoro em homenagem ao Cronometro utilizado, famoso na Gastronomia Italiana, tinha forma de Tomate. O Autor afirma que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental.



8. Princípio de Pareto



Conhecido como Regra 80/20, o autor afirma que aproximadamente 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. O Nome foi dado pelo consultor de Negócios Joseph Moses Juran sugeriu o princípio baseado no Artigo do Italiano Vilfredo Pareto, que notou essa conexão 80/20 em 1892. Onde demonstrou que 80% das Terras na Itália pertencia a 20% da População. Ele começou com essa teoria em seu Jardim, quando percebeu que 80% das Ervilhas estavam em apenas 20% das Vagens.


Você conhece algumas dessas técnicas? Qual tem mais curiosidade sobre? Deixe aqui nos comentários. Bjs e até a próxima

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